項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備該項(xiàng)目“語言”進(jìn)行溝通。并且要明白:每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的成功很重要。
溝通計(jì)劃的依據(jù)包括:溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個(gè)方面。
確認(rèn)項(xiàng)目溝通要求的信息一般包括:項(xiàng)目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系;該項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)知識(shí);項(xiàng)目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn);與項(xiàng)目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù):根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通;根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通,橫向溝通和縱向溝通;根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達(dá)迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對(duì)信息要求的緊迫程度;技術(shù)的取得性;預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境;制約因素和假設(shè)。
溝通計(jì)劃的結(jié)果有項(xiàng)目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計(jì)劃。分析確定項(xiàng)目的利益。 就我個(gè)人而言,我認(rèn)為編制計(jì)劃的成員是非常重要的。好的溝通計(jì)劃具有可行性??紤]問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計(jì)劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)是最明智的選擇。計(jì)劃需經(jīng)過各部門經(jīng)理的認(rèn)可,方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備該項(xiàng)目“語言”進(jìn)行溝通。并且要明白:每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的成功很重要。
溝通計(jì)劃的依據(jù)包括:溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個(gè)方面。
確認(rèn)項(xiàng)目溝通要求的信息一般包括:項(xiàng)目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系;該項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)知識(shí);項(xiàng)目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn);與項(xiàng)目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù):根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通;根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通,橫向溝通和縱向溝通;根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達(dá)迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對(duì)信息要求的緊迫程度;技術(shù)的取得性;預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境;制約因素和假設(shè)。
溝通計(jì)劃的結(jié)果有項(xiàng)目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計(jì)劃。分析確定項(xiàng)目的利益。 就我個(gè)人而言,我認(rèn)為編制計(jì)劃的成員是非常重要的。好的溝通計(jì)劃具有可行性??紤]問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計(jì)劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)是最明智的選擇。計(jì)劃需經(jīng)過各部門經(jīng)理的認(rèn)可,方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
項(xiàng)目過程中當(dāng)有決策定下來以后,不管是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是和客戶之間,一定要書面記下來。項(xiàng)目過程中有無數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定,不記下來,可能今天說明白了明天就忘了。
永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為:總有人會(huì)來記錄和分發(fā)這些決定,自己動(dòng)手!其實(shí)通常一個(gè)簡(jiǎn)單的電子郵件就夠了,而且有一個(gè)文檔線索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié)。日事清是專業(yè)的工作計(jì)劃、工作日志軟件,方便您的團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,優(yōu)化項(xiàng)目管理流程,提升工作效率,獨(dú)創(chuàng)的工作日志一鍵生成輕松完成一天工作!
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項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。團(tuán)隊(duì)成員都很忙,他們看郵件只會(huì)去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容:什么事兒? 和我有關(guān)嗎? 我要做什么? 什么時(shí)候?簡(jiǎn)潔語言覆蓋稱述內(nèi)容,而不要長(zhǎng)篇大論??偸亲プ∫c(diǎn),基于要解釋的問題提供必要的背景資料。
溝通是項(xiàng)目經(jīng)理最重要的技能之一,也是項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵所在。妥善運(yùn)用溝通會(huì)使項(xiàng)目事半功倍
在項(xiàng)目溝通中,不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法,因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面:
溝通需求的緊迫程度;
溝通方式方法的有效性;
項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣;
項(xiàng)目本身的規(guī)模。
對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目,溝通計(jì)劃的大部分工作作為項(xiàng)目前期階段的一部分來完成。
然而本過程的結(jié)果在項(xiàng)目進(jìn)行中應(yīng)時(shí)常被復(fù)查和修訂(如有需要)以確保持續(xù)的應(yīng)用性。 溝通計(jì)劃常常與組織計(jì)劃緊密聯(lián)系在一起,因?yàn)轫?xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目溝通要求有重大影響。
溝通計(jì)劃輸入(inputs to communication planning) 1。 溝通要求。
溝通要求是項(xiàng)目涉及人信息需求(information requirements)的總和。需求結(jié)合信息類型和格式定義。
信息的類型和格式在信息的數(shù)值分析中必須的。項(xiàng)目資源只有通過信息個(gè)溝通才能獲得擴(kuò)展,信息使項(xiàng)目成功,缺乏溝通會(huì)導(dǎo)致失敗。
項(xiàng)目的資源應(yīng)當(dāng)花費(fèi)并且僅能花費(fèi)在溝通信息上。決定項(xiàng)目溝通通常所需要信息有: 項(xiàng)目組織和項(xiàng)目涉及人責(zé)任關(guān)系; 涉及項(xiàng)目的紀(jì)律,行政部門、專業(yè); 項(xiàng)目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置; 外部信息需求(例如,同媒體的溝通)。
2。 溝通技巧。
在項(xiàng)目的基本單位之間來回傳遞信息,所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大:從簡(jiǎn)短的談話到長(zhǎng)期的會(huì)議;從簡(jiǎn)單的書面文件到即時(shí)查詢的在線的進(jìn)度表和數(shù)據(jù)庫??赡苡绊戫?xiàng)目溝通的技術(shù)因素有: 信息需求的即時(shí)性--項(xiàng)目的成功是取決于即時(shí)通知頻繁更新的信息,還是通過定期發(fā)行的報(bào)告已足夠? 技術(shù)的有效性(the availability of technology)--已到位的系統(tǒng)運(yùn)行良好嗎?還是系統(tǒng)要作一些變動(dòng)? 預(yù)期的項(xiàng)目人員配置--計(jì)劃中的溝通系統(tǒng)是否同項(xiàng)目參與方的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)相兼容?還是需要大量的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)? 項(xiàng)目工期的長(zhǎng)短(the length of project)--現(xiàn)有技術(shù)在項(xiàng)目結(jié)束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)? 制約因素。
制約因素是限制項(xiàng)目管理小組作出選擇的因素。例如,如果需要大量地采購項(xiàng)目資源,那么處理合同的信息就需要更多考慮。
當(dāng)項(xiàng)目按照合同執(zhí)行時(shí),特定的合同條款也會(huì)影響溝通計(jì)劃。 假設(shè)因素。
對(duì)計(jì)劃中的目的來說,假設(shè)因素是被認(rèn)為真實(shí)的確定的因素。假設(shè)通常包含一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
他們可在本處確定,或者他們也可是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過程的輸出。 溝通計(jì)劃的工具和方法(tools and techniques for communication planning) 項(xiàng)目涉及人分析(stakeholder analysis)。
為了對(duì)項(xiàng)目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統(tǒng)的和符合邏輯的觀點(diǎn)以滿足需求,應(yīng)對(duì)多種多樣項(xiàng)目涉及人的信息需求加以分析。 此種分析應(yīng)考慮那些適合于項(xiàng)目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。
應(yīng)注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費(fèi)資源。 溝通計(jì)劃的輸出 溝通管理計(jì)劃(communications management plan)。
溝通管理計(jì)劃是一個(gè)文件,它提供: 收集和歸檔的結(jié)構(gòu)(a collection and filing structure),詳細(xì)規(guī)定用來收集和貯存各類信息的方法。 采用的過程應(yīng)涵蓋對(duì)以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送。
發(fā)送結(jié)構(gòu)。
溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分,描述將如何對(duì)項(xiàng)目溝通進(jìn)行規(guī)劃,結(jié)構(gòu)化和監(jiān)控。該計(jì)劃包括如下信息:
(1)干系人的溝通需求;
(2)需要溝通的信息,包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度;
(3)發(fā)布信息的原因;
(4)發(fā)布信息及告知收悉或做回應(yīng)的時(shí)限和頻率;
(5)負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員;
(6)將要接收信息的個(gè)人或小組;
(7)傳遞信息的技術(shù)或方法,如備忘錄、電子郵件等;
(8)為溝通活動(dòng)分配的資源,包括時(shí)間和預(yù)算;
(9)問題升級(jí)程序,用于規(guī)定下層員工無法解決問題時(shí)的上報(bào)時(shí)限和上報(bào)路徑;
(10)隨項(xiàng)目進(jìn)展,對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法;
(11)通用術(shù)語表;
(12)項(xiàng)目信息流向圖、工作流程、報(bào)告清單,會(huì)議計(jì)劃等;
(13)溝通制約因素,通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等;
(14)溝通管理計(jì)劃中還可包括關(guān)于項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計(jì)劃中也應(yīng)包含對(duì)項(xiàng)目所用網(wǎng)站和項(xiàng)目管理軟件的使用說明。
項(xiàng)目中溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目干系人,不同干系人需要的信息可能不同。所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí),就要識(shí)別所有的項(xiàng)目干系人,以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出來共享交流。
溝通對(duì)象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好,執(zhí)行溝通計(jì)劃。看上去很簡(jiǎn)單,每個(gè)項(xiàng)目都可以依此模式套用,但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問題。
計(jì)劃要分長(zhǎng)期計(jì)劃,中期計(jì)劃,短期計(jì)劃。
各期計(jì)劃分清:主次、緊急與否之分,只有正確區(qū)分,才能一 步一步展開工作計(jì)劃
項(xiàng)目溝通管理的方法
1、方法
1)正式溝通與非正式溝通
(1)正式溝通是通過項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好,有較強(qiáng)的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。
(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便,溝通速度快,且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息,缺點(diǎn)是容易失真。
2)上行溝通、下行溝通和平行溝通
(1)上行溝通。上行溝通是指下級(jí)的意見向上級(jí)反映,即自下而上的溝通。
(2)下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。
(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,經(jīng)??梢钥吹礁鞑块T之間發(fā)生矛盾和沖突,除其他因素外,部門之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門之間溝通渠道暢通,是減少部門之間沖突的一項(xiàng)重要措施。
3)單向溝通與雙向溝通
(1)單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞),一方只發(fā)送信息,另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快,但準(zhǔn)確性較差,有時(shí)還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。
(2) 雙向溝通。雙向溝通中,發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換,且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接受者,信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽取反饋意見,必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談,直到雙方共同明確和滿意為止,如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性較高,接受者有反饋意見的機(jī)會(huì),產(chǎn)生平等感和參與感,增加自信心和責(zé)任心,有助于建立雙方的感情。
4)書面溝通和口頭溝通
5)言語溝通和體語溝通
在項(xiàng)目環(huán)境下,項(xiàng)目經(jīng)理很可能花費(fèi)90%或更多的個(gè)人時(shí)間來溝通,典型的職能包括:提供項(xiàng)目指導(dǎo)、決策、授予工作、指導(dǎo)行動(dòng)、報(bào)告、參加會(huì)議、綜合項(xiàng)目管理、市場(chǎng)與營銷、公共關(guān)系、備忘錄/信件、記錄管理、合同文件管理等等。
項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行溝通管理時(shí),他主要所做的溝通管理工作是:確定溝通計(jì)劃、明確溝通依據(jù)、檢驗(yàn)溝通結(jié)果。
1、溝通計(jì)劃
(1)與誰溝通?
(2)為什么溝通?動(dòng)機(jī)是什么?
(3)確定和明確需要溝通的是什么信息?
(4)選擇最佳時(shí)間。
(5)使用接受者能理解的語言。
(6)選擇溝通地點(diǎn)。
2、溝通依據(jù)
(1)溝通要求。溝通要求是項(xiàng)目參加者信息要求的總和。
(2)溝通技術(shù)。它包括根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通;根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通,橫向溝通和縱向溝通;根據(jù)溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。
(3)制約因素和假設(shè)
3、溝通結(jié)果
(1)分析確定項(xiàng)目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對(duì)這些期望進(jìn)行管理和施加影響,確保項(xiàng)目獲得成功。
(2)制訂溝通管理計(jì)劃。
(3)說明待分發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細(xì)程度和要采用的符號(hào)規(guī)定與定義。
(4)訂出信息發(fā)生的日程表。
(5)制訂隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而對(duì)溝通計(jì)劃更新和細(xì)化的方法。
溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分,描述將如何規(guī)劃,結(jié)構(gòu)化、執(zhí)行與監(jiān)督項(xiàng)目溝通, 以提高溝通的有效性。主要內(nèi)容包括以下方面:
1、干系人的溝通需求;
2、需要溝通的信息,包括語言、內(nèi)容、格式、詳細(xì)程度;
3、發(fā)布相關(guān)信息的原因;
4、發(fā)布所需信息的時(shí)限和頻率;
5、負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員;
6、有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的人員;
7、將要接收信息的個(gè)人或小組;
8、傳遞信息的技術(shù)和方法,如備忘錄、電子郵件等;
9、為溝通活動(dòng)分配的資源,如時(shí)間和預(yù)算;
10、問題升級(jí)流程,用于規(guī)定問題上報(bào)時(shí)限和上報(bào)路徑;
11、隨項(xiàng)目進(jìn)展對(duì)溝通規(guī)劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法;
12、通用術(shù)語表;
13、信息流向圖、工作流程、報(bào)告清單、會(huì)議計(jì)劃等;
14、溝通制約因素;
15、項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議等的指南和模板。
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