檔案存檔(怎樣做好檔案的收集和歸檔)
1.怎樣做好檔案的收集和歸檔
趙顯瑞 檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視并做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。
一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源于各項活動的原始記錄，它真實再現(xiàn)了各項活動的過程和結(jié)果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟社會發(fā)展，對各項工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。
二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。一是對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。如市勞保處為企業(yè)離休干部適當增加待遇以使他們與機關(guān)事業(yè)單位的同類人員待遇持平，準備向市委老干部局提出實施意見，需要查閱1985年以來的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的文件材料，我們查清以后“電話答復(fù)”。因此，他們都主動把文件材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時。
三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴格崗位管理。二是實行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門、何人，都有簽收，文件收回時注銷。同時，為縮短文件材料的傳閱過程，檔案室要及時催還。（作者單位：市人力資源和社會保障局）
2.檔案管理基礎(chǔ)知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務(wù)。
檔案學的內(nèi)容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導(dǎo)檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務(wù)。
檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用五個方面。
檔案學基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務(wù)、檔案學的體系結(jié)構(gòu)、檔案學與相關(guān)學科的關(guān)系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務(wù)是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導(dǎo)思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務(wù)。
檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復(fù)技術(shù)的研究；檔案縮微復(fù)制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務(wù)是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務(wù)。
3.城建聲像檔案的收集與歸檔的基本知識,比如：范圍,時間,要求,
一、聲像檔案資料的歸檔范圍 建設(shè)單位報送聲像檔案資料的歸檔范圍如下： 1、2000平方米以上所有的建設(shè)工程項目都要報送有關(guān)照片檔案資料。
2、符合下列條件之一的建設(shè)工程報送有關(guān)照片和錄像資料： 7層（含7層）以上建筑；單項工程建筑面積3000平方米以上；項目總建筑面積1萬平方米以上；住宅小區(qū)3萬平方米以上；單跨跨度16米以上廠房；人防設(shè)施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠；垃圾處理廠；自來水廠；燃氣廠；發(fā)電廠；220千伏以上輸變電站；一級公路；港口碼頭；水利防洪設(shè)施。 3、符合下列條件之一的建設(shè)工程報送有關(guān)照片、錄音、錄像資料以及專題錄像片： 列為市級以上重點（或?qū)嵤拢┕こ痰捻椖?；需申報市級以上?yōu)質(zhì)工程的項目。
二、建設(shè)工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容 （一）開工前原貌 1、原址、原貌及周邊狀況； 2、重要建（構(gòu)）筑物、紀念物； 3、拆遷情況。 （二）基礎(chǔ)工程 1、基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過程等情況； 2、建筑物基礎(chǔ)類型及施工，特殊施工的技術(shù)工藝現(xiàn)場； 3、建筑物位移、沉降、變形及處理。
（三）主體工程 1、主體設(shè)計模型； 2、鋼筋結(jié)構(gòu)、管線等主要隱蔽工程施工情況； 3、砌體、砼灌注、屋面工程； 4、主體結(jié)構(gòu)布局、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場； 5、防水、保溫、防腐工程的工藝現(xiàn)場； 6、采用新材料、新技術(shù)、新工藝等施工情況； 7、質(zhì)量事故及處理情況。 （四）竣工后新貌 1、工程整體外觀和立面狀況； 2、消防等主要設(shè)施情況等。
（五）其它方面 1、工程總體規(guī)劃、設(shè)計方案圖 2、開工、竣工儀式； 3、施工建設(shè)中的重要活動、重大事件； 4、工程質(zhì)量檢查驗收情況； 5、竣工驗收情況。 其中：開工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。
三、聲像檔案資料的歸檔要求 1、總體要求 移交歸檔的聲像檔案資料，應(yīng)當真實全面地反映工程面貌和建設(shè)情況，必備內(nèi)容應(yīng)當齊全；要按有關(guān)要求整理立卷，制成光盤，并填寫聲像檔案著錄卡。 2、照片檔案資料歸檔要求 （1）照片應(yīng)當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象； （2）照片應(yīng)一律洗印成6寸的彩色照片； （3）數(shù)碼照片應(yīng)當盡量使用不低于400萬像素的數(shù)碼相機拍攝； （4）照片整理時，應(yīng)注明拍攝內(nèi)容、時間、地點、人物等； （5）照片的數(shù)量視工程項目而定，一般不少于30張。
3、錄像檔案資料歸檔要求 （1）錄像檔案資料應(yīng)當使用DV攝像機或比DV攝像機拍攝效果更好的機器拍攝； （2）錄像檔案資料應(yīng)當主題明確，圖像穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實； （3）錄像帶應(yīng)當材質(zhì)完好，沒有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象； （4）錄像檔案資料片長一般不少于30分鐘，并配有相應(yīng)的文字說明； （5）專題錄像片應(yīng)當結(jié)構(gòu)完整，片長一般為5-10分鐘，并附有解說詞稿。 4、錄音檔案資料歸檔要求 （1）錄音檔案資料應(yīng)當內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好； （2）每盒錄音帶應(yīng)當配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時間、地點、人物。
5、聲像檔案的編制、整理由建設(shè)單位指定專人負責，依照工程聲像檔案的編制要求，根據(jù)工程進度和階段進行編制，在編制過程中，及時與城建檔案館聯(lián)系，接受城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 四、建設(shè)工程聲像檔案歸檔程序及有關(guān)事項 1、建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分，應(yīng)與建設(shè)工程檔案一道進行監(jiān)督管理和備案。
工程建設(shè)單位應(yīng)當對建設(shè)項目全過程形成的聲像檔案進行收集和歸檔，在工程竣工驗收前，一并和其它載體形式的工程檔案報送市城建檔案館進行提前預(yù)驗收；驗收合格后，由城建檔案館出具《建設(shè)工程檔案預(yù)驗收意見書》，方可辦理工程竣工備案等手續(xù)。不報送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗收竣工工程檔案。
2.建設(shè)工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)當向城建檔案館報送包括聲像檔案在內(nèi)的一套完整的竣工檔案。
4.人事檔案如何歸檔
八個要點：1.抓思想認識；2.抓制度建設(shè)；3.抓收集歸檔；4.抓整理裝訂；5.抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；6.抓信息現(xiàn)代化管理；7.抓優(yōu)質(zhì)服務(wù)；8.抓資源挖掘. 一份范本： 一、檔案調(diào)入須知： 1、存檔條件： 1）各類企事業(yè)單位的具有中專以上學歷的在職專業(yè)技術(shù)人員、合同制工人和管理人員。
2）經(jīng)有關(guān)部門批準接受派遣到不同所有制形式的企事業(yè)單位的大中專應(yīng)屆畢業(yè)生。 3）轉(zhuǎn)業(yè)或復(fù)員到地方單位、企業(yè)或要求自謀職業(yè)的軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部或復(fù)員軍人。
4）存檔年齡：男50歲以下，女在45歲以下。 5）單位人事代理存檔人員條件可放寬。
2、存檔程序： 1）、本人持身份證來中心簽訂《個人委托人事代理協(xié)議書》、開具調(diào)令。存檔管理費20元/人/月 2）、憑調(diào)函回原檔案所在單位調(diào)轉(zhuǎn)檔案及行政、工資關(guān)系。
二、檔案調(diào)出須知 本人持身份證、存檔憑證、調(diào)令（調(diào)令必須上是經(jīng)組織部門批準有人事檔案管理權(quán)限單位開具的）來辦理。（如系委托辦理必須持有委托書，經(jīng)辦人須持身份證）辦理調(diào)動手續(xù)前須結(jié)清存檔費，存檔費須交至提擋當月。
1、單位委托存檔須出具委托單位的同意調(diào)出函。 2、調(diào)往外省市需提交外省市地、市級以上人事局出具的調(diào)令（戶口遷到外省市），如戶口不遷到外地，人事檔案關(guān)系調(diào)往外地時需地或縣級以上政府人事部門所屬人才機構(gòu)出具的調(diào)令。
3、若黨組織關(guān)系、社會保險關(guān)系在人才中心的也須隨檔案一同轉(zhuǎn)出。 4、在調(diào)出之日還有剩余存檔費并符合合同約定的退費條件，請持原始收據(jù)和存檔憑證辦理退費。
三、集體存檔轉(zhuǎn)個人存檔手續(xù) 存檔人員持： 1、身份證、單位同意調(diào)出函（注明單位交費時間段）； 2、簽訂新的存檔合同。
