辦公寫作(公文寫作常識都有什么)
1.公文寫作常識都有什么
公文除在語言表述上要求體現(xiàn)準(zhǔn)確性、生動性、鮮明性外，在公文中的名稱、數(shù)字、時間表述以及公文中的省略、標(biāo)點符號的使用上，也應(yīng)遵循其特定的規(guī)范要求。
公文寫作是一件讓人十分頭疼的事情，一篇好的文章往往需要花費大量的精力去精雕細(xì)琢。俗話說，巧婦難為無米之炊。
心中沒有積累一定的詞語、短句，寫出來的文章常常干巴巴的沒有什么文采，得不到領(lǐng)導(dǎo)的賞識。所以一定要多給自己備一些公文寫作素材庫。
可以在支付寶搜索：淘文，進入查看即可獲取各種公文范文、公文寫作技巧、好詞好句、發(fā)言致辭、計劃總結(jié)、公文模板等上萬種素材，要用時隨時拿來，方便快捷。 公文中的名稱表述 其一般要求是：文稿中第一次出現(xiàn)的人名（含職務(wù)）、地名、組織機構(gòu)名稱等應(yīng)寫全稱，除符合規(guī)定者外，慎用簡稱；同一名稱在文稿中多次出現(xiàn)時，前后要統(tǒng)一。
文中涉及若干人的職務(wù)時，要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序，重量、長度計量單位名稱按國家規(guī)定書寫，對有些明文規(guī)定不用的名詞，要使用新的提法。正確使用專用術(shù)語，引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準(zhǔn)。
公文中的數(shù)字表述 其一般要求是：表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字；表示若干萬、若干億等的整數(shù)時，可以“萬”“億”為單位與阿拉伯?dāng)?shù)字并用。名詞、成語、分?jǐn)?shù)中的數(shù)詞，表示序數(shù)的序詞，以及“三四個”“七八十人”等數(shù)字，用漢字；“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數(shù)字也用漢字。
引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時，原來用漢字的套用漢字，原來用阿拉伯?dāng)?shù)字的，用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中的標(biāo)題順序號可依次選用漢字、小寫數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。
通常情況下，一、二、三、四級標(biāo)題，依次選用漢字小寫數(shù)字、漢字小寫數(shù)字加括號、阿拉伯?dāng)?shù)字、阿拉伯?dāng)?shù)字加括號表述?？萍?、財會、統(tǒng)計類公文及報表等所用數(shù)字，應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定和國際通用的方式表述。
2.中文基礎(chǔ)知識和公文寫作知識
公文的擬寫通常按以下步驟進行： 一、明確發(fā)文主旨 任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。
因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容： 1.文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。 2.根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報，中，國演，講網(wǎng)工作情況，是寫專題，代，寫公，文報，告，還是點畫：幺三二 二令五三 五令令六，寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。
3.明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達(dá)。
4.明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。 二、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。
例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù)雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。
總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。 三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) 在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。
提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。
篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫正文 結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點： 1. 要觀點鮮明，用材得當(dāng)。
也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。
在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。
有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2. 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 初稿寫出后，要認(rèn)真進行修改。寫文章，需要下功夫。
自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。 1. 關(guān)于主題的修改。
看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 2. 關(guān)于觀點的修改。
修改公文要考慮到觀點是否正確，表達(dá)有無問題。 3. 關(guān)于材料的修改。
材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。 4. 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。
修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。 5. 關(guān)于語言的精練。
主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。 修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務(wù)公文 請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。 請示的特點 一、針對性。
只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。
因而"請示"具有很強的針對性。 二、呈批性。
請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。 三、單一性。
請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄。
3.請?zhí)峁┮环莺喢鞯墓膶懽骰A(chǔ)知識講稿,謝謝
一 公文定義：行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。
二 公文分類：
1、按照制文機關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機關(guān)公文、行政機關(guān)公文、司法機關(guān)公文、軍事機關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團體公文。
2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。
3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。
4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。
“特提” 電報適用于1日內(nèi)要辦的緊急事項；
“特急” 電報 適用于3日內(nèi)要辦的緊急事項；
“加急” 電報 適用于5日內(nèi)要辦的較急事項；
“平急” 電報 適用于10日內(nèi)要辦的稍緩事項。
緊急公文中的“特急”是指：內(nèi)容重要并特別緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時限，需特別優(yōu)先傳遞處理的公文?！凹奔笔侵福簝?nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)，優(yōu)先傳遞處理的公文。
5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等全是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟類的公文、新聞類公文、禮儀類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。
6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。
規(guī)范性公文有13類14種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。
三 機關(guān)公文要素：
機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成。
四 公文的處理
收文辦理指對收到公文的辦理過程。
包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等程序。
發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程。
包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
五 公文的歸檔
1、需歸檔公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值立卷。
2、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)立卷歸檔。
3、歸檔公文應(yīng)明確保管期限，并按期向檔案部門移交。
4、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
5、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
這些就是我剛剛學(xué)習(xí)公文知識時的文檔 比較簡單明了 而且涵蓋面也挺廣的 希望對你有幫助
4.公文寫作基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí),學(xué)什么,目的
格式 行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。
紅色反線以上的各個要素統(tǒng)稱眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱為主體；主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。 結(jié)構(gòu)用語 公文結(jié)構(gòu)的用語分為：中，國演。
講網(wǎng)，一是開頭用語，代，寫公，文。用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。
如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。
如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知，電畫：幺三二，二令五三，五零零六，（報告、函告）等。 三是過渡用語。
如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。
如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。
有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。
版頭 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加上“文件”二字或者加上帶括號注明的文種名稱組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，可用主辦機關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機關(guān)名稱。
發(fā)文字號 由機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成如： 渝府字〔2009〕23號 1、份號 標(biāo)注同一份公文正本份數(shù)的號.在秘密以上等級公文中標(biāo)引。 2、密級 秘密，機密，絕密 3、緊急程度 特急，急件 標(biāo)題 1. 規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機關(guān)+事由+文種 ――用于重要、莊重的公務(wù) 2. 靈活式 A 二部分：一是發(fā)文機關(guān)+文種 （以上標(biāo)題下可加時間） 二是事由+文種 三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關(guān)及原通知標(biāo)題” B 一部分：只有文種 ――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性 ★帶發(fā)文機關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務(wù)須是重大的、莊重的。
文后不寫落款及時間。 正文 1.主送機關(guān) （面向機關(guān)全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關(guān)系） 2. 正文 A. 原由：一是依據(jù)： # 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡 #文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…” # 作用 ：常用“將使…” 二是目的：常用“為…” 原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。
B 事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標(biāo)題 或用句子表達(dá)） 1.并列式。常見。
一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為說明主旨服務(wù)。
能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。
并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。 要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。
各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。
在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。 注意：自此以下常運用序碼。
順序是一、（一）、1、（1）共四層。 不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。
C 結(jié)尾：（可以不要）常見有： 一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。 二是希望、號召類。
幾種常用的商務(wù)公文 請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。 請示的特點 一、針對性。
只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。
因而"請示"具有很強的針對性。 二、呈批性。
請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。 三、單一性。
請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。 四、時效性。
請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。 請示的分類 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種： 一、請求指示性請示。
二、請求批準(zhǔn)性請示。 三、請求批轉(zhuǎn)性請示。
請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下： 一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。
1. 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。
如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》 2. 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。
二、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。 1. 開頭。
主要交代請示的理由。 2. 主題。
主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。 3. 結(jié)語。
另起一段，其習(xí)慣用語有"當(dāng)否，請批示"、"妥否、請批復(fù)"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準(zhǔn)"或"以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。 三、。
5.辦公文秘的基本常識有那些
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責(zé)： 1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會議紀(jì)要。 5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。 7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。 9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。 10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。 13 社會保險的投保、申領(lǐng)。 14 統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。 15 管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時工作. 17.辦公文員一般要求熟練操作Word、Excel、Powerpoint等辦公自動化軟件，掌握Internet郵件收發(fā)、處理技巧。
6.做一個合格的文秘需要具備的寫作知識
從我的多年體會看，在秘書這個崗位上，起碼要打好六個方面功底，就是政治理論功底、邏輯思維功底、政策法規(guī)功底、經(jīng)營管理功底、專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底和公文寫作功底。
政治理論功底，是說秘書應(yīng)當(dāng)懂一點兒哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)的知識。有些人覺得企業(yè)秘書懂不懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)，對其工作并沒有多大關(guān)系。我認(rèn)為這個看法不大正確，我倒覺得秘書必須要懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)，這是秘書功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。其中的道理很簡單，因為秘書是需要有一定思想水平和理論水平的，否則無法把文章寫好，而哲學(xué)和政治經(jīng)濟，是秘書提高思想水平和理論水平必不可少的知識。我年輕的時候在這方面沒少下工夫，主要靠自學(xué)，看一些教科書，涉獵一些原著，由于文化低，好多問題弄不明白，但有一股鉆勁兒，硬啃，逐漸明白了一些原理?，F(xiàn)在回過頭看，沒有白學(xué)，對我做好秘書工作起到了終生受益的作用。所以我勸搞秘書工作的朋友，在學(xué)習(xí)哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)上應(yīng)當(dāng)下一番大的工夫。
邏輯思維功底，是說秘書要系統(tǒng)的掌握邏輯知識，有很強的邏輯思維能力。一個文章寫得好的秘書，他的腦袋肯定邏輯思維能力很強，所以我覺得邏輯學(xué)知識就向哲學(xué)和政治經(jīng)濟學(xué)知識一樣，是秘書缺不了的一門知識，也可以說是秘書功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。我在當(dāng)年念“中國邏輯與語言函授大學(xué)”的時候，有一門教材，叫“形式邏輯”，我學(xué)得津津有味兒，雖然很抽象生澀，但細(xì)細(xì)咀嚼，真是味道好極了，我后來的寫作水平能夠不斷提高，“形式邏輯”實在是功不可沒呀！所以我希望做秘書工作的朋友，一定要好好的學(xué)學(xué)邏輯學(xué)知識。
政策法規(guī)功底，是說秘書要熟悉與本企業(yè)有關(guān)的國家宏觀經(jīng)濟政策、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)政策和與本企業(yè)有關(guān)的基本法規(guī)、特定法規(guī)。舉個例子說吧，如果你在電信企業(yè)做秘書，就要了解熟悉黨和國家改革開放的大政方針和重大決策，就要了解熟悉信息產(chǎn)業(yè)政策、通信行業(yè)政策、電信體制改革政策，就要了解熟悉“勞動法”、“消費者權(quán)益保護法”、“合同法”“公司法”、“電信條列”等。只有掌握了這些東西，你才能保證所寫的文章有正確的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法規(guī)所設(shè)定的“游戲規(guī)則”。很難想象，一個“政策盲、法盲”的秘書能把文章寫好，所以，政策法規(guī)知識是秘書應(yīng)當(dāng)掌握的必要知識。
企業(yè)經(jīng)營管理功底，是說秘書要有豐富的企業(yè)經(jīng)營管理知識。這方面的知識包括兩個部分，一部分是一般的企業(yè)經(jīng)營管理理論知識，這里面也包括現(xiàn)代企業(yè)制度知識；另一部分是你所在企業(yè)的經(jīng)營管理知識，比如你在電信企業(yè)，就要有電信企業(yè)經(jīng)營管理知識，在其他的企業(yè)，就要有其他企業(yè)經(jīng)營管理知識。這個方面的知識越豐富，對把文章寫好越有好處。因為你在企業(yè)當(dāng)秘書，所寫的文章都是有關(guān)企業(yè)經(jīng)營管理的事情，如果企業(yè)經(jīng)營管理知識很缺乏，是無法把文章寫好的，所以，學(xué)習(xí)企業(yè)經(jīng)營管理知識，也是秘書的必修課。
專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底，是說秘書要比較了解和熟悉所在企業(yè)涉及的技術(shù)業(yè)務(wù)知識，說白了，秘書對本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個行家，而不應(yīng)當(dāng)是個外行。為啥呢？因為如果你不了解、不熟悉本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)知識，肯定寫出來的東西凈說外行話，甚至?xí)斐慑e誤，鬧出笑話兒，外行當(dāng)不了秘書。當(dāng)然，這并不是說秘書就非得精通技術(shù)業(yè)務(wù)不可，這樣要求也沒有必要，但必須對基本的常識性的技術(shù)業(yè)務(wù)知識要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越寬越好，秘書對本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個通家。
公文寫作功底，是說秘書要掌握公文寫作基本知識，掌握公文寫作技法。這是秘書這個行當(dāng)?shù)幕竟?，秘書就是靠這個家什兒吃飯的。公文寫作知識包括了三個部分，一部分是一般的公文寫作理論知識，另一部分是企業(yè)公文寫作理論知識，還有一部分是秘書個人在寫作實踐中摸索總結(jié)出來的寫作知識。前兩個部分是秘書基本功的理論基礎(chǔ)，有了這個理論基礎(chǔ)，你才能邁進秘書這個行當(dāng)?shù)拈T檻兒。但光有了理論基礎(chǔ)并不一定就能把文章寫出來，或者寫出來也不一定就能寫的好，還有個在實際寫作中摸索總結(jié)寫作知識問題，這部分的知識摸索總結(jié)的越多，經(jīng)驗積累的越多，你的基本功就越厚實。
這六個方面的功底，是對秘書的基本素質(zhì)要求，或者說是秘書能夠把文章寫好所需要具備的基本功。我敢肯定的說，凡是寫作水平比較高、文章寫得好的秘書，他的這六個功底肯定是很深厚的。
