賬簿的登記有著自身特殊的要求,而且根據(jù)賬簿種類的不同,具體的細(xì)節(jié)要求也是不一樣的。
登記賬簿進(jìn)要求認(rèn)真仔細(xì),但也難免有發(fā)生錯(cuò)誤的時(shí)候,這個(gè)時(shí)候?qū)﹀e(cuò)賬的更正也需要遵循規(guī)定,不能再錯(cuò)上加錯(cuò)。賬簿記錄應(yīng)做到整潔,記賬應(yīng)力求正確,如果賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)按規(guī)定的方法進(jìn)行更正。
更正錯(cuò)賬的方法有:劃線更正法、紅字更正法、補(bǔ)充登記法。1.劃線更正法在結(jié)賬以前,如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯(cuò)誤,而記賬憑證沒有錯(cuò)誤,僅屬于記賬時(shí)文字或數(shù)字上的筆誤,應(yīng)采用劃線更正法。
更正的方法是:先將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字用一條紅色橫線劃去,表示注銷;再在劃線的上方用藍(lán)色字跡寫上正確的文字或數(shù)字,并在劃線處加蓋更正人圖章,以明確責(zé)任。 【注意:劃掉錯(cuò)誤數(shù)字時(shí),應(yīng)將整筆數(shù)字劃掉,不能只劃掉其中一個(gè)或幾個(gè)寫錯(cuò)的數(shù)字,并保持被劃去的字跡仍可清晰辨認(rèn)。】
如記賬時(shí)對(duì)錯(cuò)了位數(shù),錯(cuò)把2,567。30寫成了25,673。
00,會(huì)計(jì)憑證上沒有錯(cuò)誤,只是在登記入賬時(shí)的筆誤。這時(shí)就可以使用劃線更正法。
2.紅字更正法紅字更正法是指由于記賬憑證錯(cuò)誤而使賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤,而用紅字沖銷原記賬憑證,以更正賬簿記錄的一種方法。紅字更正法適用于以下兩種情況:記賬以后,如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄的錯(cuò)誤,是因記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目或記賬方向有錯(cuò)誤而引起的,應(yīng)用紅字更正法進(jìn)行更正。
更正的方法是:先用紅字金額填寫一張會(huì)計(jì)科目與原錯(cuò)誤記賬憑證完全相同的記賬憑證,在“摘要”欄中寫明“沖銷錯(cuò)賬”以及錯(cuò)誤憑證的號(hào)數(shù)和日期,并據(jù)以用紅字登記入賬,以沖銷原來錯(cuò)誤的賬簿記錄;然后,再用藍(lán)字或黑字填寫一張正確的記賬憑證,在“摘要”欄中寫明“更正錯(cuò)賬”以及沖賬憑證的號(hào)數(shù)和日期,并據(jù)以用藍(lán)字或黑字登記入賬。 例如:將一筆“管理費(fèi)用”誤記為“銷售費(fèi)用”,會(huì)計(jì)分錄為:借:銷售費(fèi)用165貸:現(xiàn)金165發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后,要用紅字原樣沖回:(本例用負(fù)數(shù)表示,實(shí)際中要用紅筆書寫)借:銷售費(fèi)用-165貸:現(xiàn)金-165第三步再做一筆正常分錄:借:管理費(fèi)用165貸:現(xiàn)金165根據(jù)這三張記賬憑證登記入賬。
【說明:現(xiàn)金日記賬的登記可以看到三筆的來龍去脈,在銷售費(fèi)用上只能看到一正一負(fù)兩筆記錄,而在管理費(fèi)用的登記上是只有一筆正確的記錄?!坑涃~以后,如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯(cuò)誤(所記金額大于應(yīng)記的正確金額),而應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤,應(yīng)用紅字更正法進(jìn)行更正。
更正的方法是:將多記的金額用紅字填制一張記賬憑證,而應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目與原錯(cuò)誤記賬憑證相同,在“摘要”欄寫明“沖銷多記金額”以及原錯(cuò)誤記賬憑證的號(hào)數(shù)和日期,并據(jù)以登記入賬,以沖銷多記的金額。例如:在做一筆進(jìn)貨時(shí),誤將票面金額5000記為6000,登記賬簿后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。
原分錄為:借:庫存商品6000貸:應(yīng)付賬款6000改正時(shí)需要將多計(jì)的1000做紅字沖回。借:庫存商品-1000貸:應(yīng)付賬款-10003.補(bǔ)充登記法記賬以后,如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯(cuò)誤(所記金額小于應(yīng)記的正確金額),而應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤,應(yīng)用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。
更正的方法是:將少記的金額用藍(lán)字或黑字填制一張應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目與原錯(cuò)誤記賬憑證相同的記賬憑證,在“摘要”欄中寫明“補(bǔ)充少記金額”以及原錯(cuò)誤記賬憑證的號(hào)數(shù)和日期,并據(jù)以登記入賬,以補(bǔ)充登記少額。例如:在做一筆進(jìn)貨時(shí),誤將票面金額5000記為2000,登記賬簿后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。
原分錄為:借:庫存商品2000貸:應(yīng)付賬款2000改正時(shí)需要將少計(jì)的3000做補(bǔ)充登記。借:庫存商品3000貸:應(yīng)付賬款3000【說明:補(bǔ)充登記會(huì)在賬簿上顯示為兩筆,與前例類似?!?/p>
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調(diào)整分錄有兩種方法,一種是紅字調(diào)整,就是先按原先分錄的內(nèi)容,用紅色的筆做同樣的分錄,然后再做正確的分錄。
一種是蘭字調(diào)整法,就是不做紅字分錄,通過轉(zhuǎn)賬分錄把錯(cuò)誤科目調(diào)整到正確科目。就用你說的例子一、紅字調(diào)整法1、先做紅字分錄借:經(jīng)營費(fèi)用(紅字)貸:現(xiàn)金(紅字)2、做正確的分錄借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字)貸:現(xiàn)金(蘭字)二、蘭字調(diào)整法直接做分錄借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字)貸:經(jīng)營費(fèi)用(蘭字)紅字調(diào)整法比較直觀,不容易出錯(cuò),蘭字調(diào)整法做的分錄少,容易錯(cuò)至于一張憑證上做幾個(gè)分錄,這一般是一筆業(yè)務(wù)一個(gè)憑證,實(shí)踐中也有些會(huì)計(jì)把幾筆相同業(yè)務(wù)都集中一個(gè)憑證(我就看到某個(gè)會(huì)計(jì)把一個(gè)月的相同費(fèi)用科目全部只做一個(gè)憑證),但這不推薦,所以你說一個(gè)憑證同時(shí)做紅字分錄和蘭字分錄,那也是可以的,分開當(dāng)然最好。
手工做賬會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤已記賬,無論未月結(jié)前或者已月結(jié)后發(fā)現(xiàn)借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤完全相同的記賬憑證,據(jù)以用紅字登記入賬,沖銷原有的錯(cuò)誤記錄;同時(shí)再用藍(lán)字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號(hào)憑證”,據(jù)以登記入賬,這樣就把原來的差錯(cuò)更正過來。應(yīng)用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對(duì)應(yīng)關(guān)系。 一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現(xiàn)賬簿記錄的錯(cuò)誤是因?yàn)橛涃~憑證中的會(huì)計(jì)科目或記賬方向有錯(cuò)誤而引起的,應(yīng)用紅字記賬法進(jìn)行更正。二,記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄金額大于應(yīng)計(jì)的正確金額,而會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤,應(yīng)用紅字更正法進(jìn)行更正。
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