記賬憑證是登記賬簿的依據(jù),正確填制記賬憑證,是保證賬簿記錄正確的基礎。做憑證是會計核算工作的起點,也是會計人員最基本的工作內(nèi)容。
一、憑證制作的分工
記賬憑證根據(jù)業(yè)務內(nèi)容不同可以進行不同的分類,以便于會計核算和工作分工。通常轉(zhuǎn)賬憑證由會計人員制作,涉及現(xiàn)金、銀行存款的憑證由出納制作,也可由會計人員制作全部憑證,各單位應根據(jù)實際情況決定分工。以前的教材中曾出現(xiàn)過,出納只做一半記賬憑證的說法,出納整理其手中的原始憑證,分類后做記賬憑證,但只記現(xiàn)金或銀行存款科目,即只做一半記賬憑證,對應的科目則由主管會計制作。這種做法在手工記賬模式下可行?但電算化環(huán)境下變得不可行——一般財務軟件要求會計憑證必須借貸相等,只做一半的憑證是沒法向下傳遞的。所以建議可以根據(jù)出納人員的業(yè)務能力確定是否由出納制作涉及現(xiàn)金及銀行存款的憑證。
二、記賬憑證制作要求
1、日期的填寫?,F(xiàn)金收付記賬憑證的日期以辦理收付現(xiàn)金的日期填寫,銀行付款業(yè)務的記賬憑證,一般以財會部門開出付款單據(jù)的日期或承付的日期填寫,銀行收款業(yè)務的記賬憑證,一般按銀行進賬單或銀行受理回執(zhí)的戳記日期填寫,月末結(jié)轉(zhuǎn)的業(yè)務,按當月最后一天的日期填制。 2、摘要的填寫。記賬憑證的摘要欄既是對經(jīng)濟業(yè)務的簡要說明?又是登記賬簿的需要。要真實準確?簡明扼要?書寫整潔。電算化環(huán)境下?記賬憑證摘要的內(nèi),會直接作為三欄明細賬、多欄明細賬的摘要出現(xiàn)。制作憑證時應根據(jù)業(yè)務內(nèi)容及會計科目不同,適當填寫摘要內(nèi)容。實務中常見的多個科目摘要不變的方法是不可取的。
3.會計科目選擇。會計科目的選擇應根據(jù)業(yè)務內(nèi)容合理確定。記賬憑證中,?應借、應貸的賬戶必須保持清晰的對應關系。
4.金額的填寫。記賬憑證的金額必須與原始憑證的金額相符。
5.記賬憑證附件張數(shù)的計算。除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證之外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。附件張數(shù)的計算方法有兩種:?一種是按構(gòu)成記賬憑證金額的原始憑證計算張數(shù),如轉(zhuǎn)賬業(yè)務原始憑證的張數(shù)計算。二是以所附原始憑證的自然張數(shù)為準,即凡與經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容相關的每一張憑證,都作為記賬憑證的附件。
6.記賬憑證的分類和編號。會計人員應及時對記賬憑證予以編號。記賬憑證無論是全部作為一類編號,還是按收、付、轉(zhuǎn)編號?均按月從“1”開始順序編號,不得跳號、重號。
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