手工做賬會計科目錯誤已記賬,無論未月結(jié)前或者已月結(jié)后發(fā)現(xiàn)借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據(jù)以用紅字登記入賬,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據(jù)以登記入賬,這樣就把原來的差錯更正過來。應(yīng)用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對應(yīng)關(guān)系。 一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現(xiàn)賬簿記錄的錯誤是因為記賬憑證中的會計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應(yīng)用紅字記賬法進行更正。二,記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄金額大于應(yīng)計的正確金額,而會計科目沒有錯誤,應(yīng)用紅字更正法進行更正。
填制會計憑證或登記賬簿發(fā)生的差錯,一經(jīng)查找出就應(yīng)立即更正。由于差錯性質(zhì)不同,發(fā)現(xiàn)的時間有先有后,所以采用的更正方法也有所不同?,F(xiàn)將通常更正錯誤的幾種主要方法介紹如下:
(1)劃線更正法
在填制憑證、登記賬簿過程中,如發(fā)現(xiàn)文字或數(shù)字記錯時,可采用劃線更正法進行更正。即先在錯誤的文字數(shù)字上劃一紅線,然后在劃線上方填寫正確的記錄。在劃線時,如果是文字錯誤,可只劃銷錯誤部分;如果是數(shù)字上錯誤,應(yīng)將全部數(shù)字劃銷,不得只劃銷錯誤數(shù)字。劃銷時必須注意使原來的錯誤字跡仍可辨認。更正后,經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章,以示負責(zé)。
(2)紅字更正法
在記賬以后,如果在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)記賬憑證所記的科目或金額有錯時,可以采用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據(jù)以用紅字登記入賬,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據(jù)以登記入賬,這樣就把原來的差錯更出現(xiàn)金支票支付。記賬時本應(yīng)貸記“銀行存款”科目,而卻誤記“現(xiàn)金”科目,并已登記入賬。其更正方法如下:
①用紅字金額填制一張與原錯誤分錄相同的記賬憑證,
分錄如下:
借:其他應(yīng)收款——李明 5000
貸:現(xiàn)金 5000
②用藍字填制一張正確記賬憑證,其分錄如下:
借:其他應(yīng)收款——李明 5000
貸:銀行存款 5000
有時,根據(jù)記賬憑證分別記入有關(guān)科目并無錯誤,但所填的金額大于應(yīng)填的金額時,也可按照正確數(shù)字與錯誤數(shù)字的差額用紅字金額填制一張記賬憑證,據(jù)以登記入賬,以沖銷多記部分,并在賬簿摘要欄注明“注銷*年*月*號憑證多記金額”。
例如,采用商業(yè)匯票結(jié)算方式,收到購貨方開出并承兌的商業(yè)匯票10000元,作為銷售實現(xiàn)。在填制記賬憑證時,將金額10000元誤記100000元,多記了90000元,并已入賬。
其誤記會計分錄為:
借:應(yīng)收票據(jù) 100000
貸:商品銷售收入 100000
為了更正有關(guān)賬戶多記的900O0元,就應(yīng)用紅字金額填制一張記賬憑證。其分錄如下:
借:應(yīng)收票據(jù) 90000
貸:商品銷售收入 90000
根據(jù)此記賬憑證登記入賬后,使“應(yīng)收票據(jù)”和“商品銷售收入”兩科目原來的錯誤記錄都得到了更正。
(3)補充登記法
在記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證填寫的金額小于實際金額時,可采用補充登記法進行更正。更正時,可將少記數(shù)額填制一張記賬憑證補充登記入賬,并在摘要欄注明“補充*年*月*日*號憑證少記金額”。
例:通過開戶銀行收到某購貨單位償還的前欠貨款6500元,在填制記賬憑證時,將金額誤記為5600元,少記了900元,并已登記入賬。
更正時,應(yīng)將少記的900元用藍字填制一張記賬憑證,并登記入賬。其補充更正分錄是:
借:銀行存款 900
貸:應(yīng)收賬款 900
根據(jù)此記賬憑證登記入賬后,使“銀行存款”和“應(yīng)收賬款”兩科目的原來錯誤都得到了更正。紅字更正法和補充登記法都是用來更正因記賬錯誤而產(chǎn)生的記賬差錯。如果記賬憑證無錯,只是登記入賬時發(fā)生誤記,這種非因記賬憑證誤記的差錯,無論何時發(fā)現(xiàn)(在實際工作中,由于定期核對賬目,不可能經(jīng)過很長時間才被發(fā)現(xiàn))都不能用這兩種方法更正,而應(yīng)用劃線法進行更正。因為記賬必須以憑證為根據(jù),一張記賬憑證不僅是登記明細賬的根據(jù),也是匯總登記總賬的根據(jù)。
在同一記賬根據(jù)的基礎(chǔ)上,不一定兩種賬同時都記錯,假如總賬未記錯,只是某一明細科目記錯了數(shù)字,如果為訂正這一明細科目差錯,而采用了紅字更正法或補充登記法,勢必影響總賬發(fā)生變動,即將原來的正確數(shù)訂正為錯誤數(shù)。所以,非因記賬憑證誤記的差錯只能用劃線更正法進行更正。以上只是對當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫記賬憑證或登記賬簿錯誤而采用的方法,如果發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證中有錯誤(指科目和金額)并導(dǎo)致賬簿登記錯誤的,有一張管理費用支出憑證的金額本應(yīng)是5600元,記賬時誤記6500元,則導(dǎo)致利潤減少900元。
會計分錄更正方法: 1.劃線更正法 劃線更正法多采用在記賬憑證沒有出錯,但登記賬簿出錯的時候。
具體操作方法為用紅線在出錯的文字或數(shù)據(jù)上畫一條橫線,并在紅線劃掉的數(shù)據(jù)或文字上方重新書寫正確的數(shù)據(jù)或文字,并在更正處加蓋記賬及相關(guān)人員的印章。 2.紅字更正法 紅字更正法一般用于記賬憑證上的錯誤,具體分為兩種: (1)記賬憑證上科目錯誤,用紅字編制與錯誤憑證相同的憑證,然后編制正確憑證。
(2)記賬憑證上科目正確,借貸方向正確,但金額多記,可用紅字按多記金額編制一張與原記賬憑證借貸賬戶完全相同的記賬憑證,沖銷多記金額,據(jù)以記賬。 3.補充登記法 補充登記法多用于記賬憑證上科目、借貸方向都正確,但金額少記的時候。
可按少記金額編制一張與原記賬憑證借貸賬戶完全一致的記賬憑證,補充少記金額,據(jù)以登記。
手工做賬會計科目錯誤已記賬,無論未月結(jié)前或者已月結(jié)后發(fā)現(xiàn)借誤,可用紅字更正法更正。
所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記賬憑證,據(jù)以用紅字登記入賬,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證,注明“訂正*年*月*號憑證”,據(jù)以登記入賬,這樣就把原來的差錯更正過來。應(yīng)用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發(fā)生額和科目對應(yīng)關(guān)系。
一般情況下適用兩種情況一,記賬以后,發(fā)現(xiàn)賬簿記錄的錯誤是因為記賬憑證中的會計科目或記賬方向有錯誤而引起的,應(yīng)用紅字記賬法進行更正。二,記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄金額大于應(yīng)計的正確金額,而會計科目沒有錯誤,應(yīng)用紅字更正法進行更正。
調(diào)整分錄有兩種方法,一種是紅字調(diào)整,就是先按原先分錄的內(nèi)容,用紅色的筆做同樣的分錄,然后再做正確的分錄。
一種是蘭字調(diào)整法,就是不做紅字分錄,通過轉(zhuǎn)賬分錄把錯誤科目調(diào)整到正確科目。就用你說的例子 一、紅字調(diào)整法 1、先做紅字分錄 借:經(jīng)營費用(紅字) 貸:現(xiàn)金(紅字) 2、做正確的分錄 借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字) 貸:現(xiàn)金(蘭字) 二、蘭字調(diào)整法 直接做分錄 借:其他業(yè)務(wù)支出(蘭字) 貸:經(jīng)營費用(蘭字) 紅字調(diào)整法比較直觀,不容易出錯,蘭字調(diào)整法做的分錄少,容易錯 至于一張憑證上做幾個分錄,這一般是一筆業(yè)務(wù)一個憑證,實踐中也有些會計把幾筆相同業(yè)務(wù)都集中一個憑證(我就看到某個會計把一個月的相同費用科目全部只做一個憑證),但這不推薦,所以你說一個憑證同時做紅字分錄和蘭字分錄,那也是可以的,分開當(dāng)然最好。
常見的差錯查找方法有以下幾種。
1.差數(shù)法 差數(shù)法是按照錯賬的差數(shù)查找錯賬的方法。例如,會計憑證上記錄的是: 借:應(yīng)交稅費——營業(yè)稅5 250 一城市維護建設(shè)稅367. 5 一個人所得稅500 其他應(yīng)交款——教育費附加157. 5 貸:銀行存款 6 275 若會計人員在記賬時漏記了城市維護建設(shè)稅367.5元,那么在進行應(yīng)交稅費總賬和明細賬核對時,就會出現(xiàn)總賬借方余額比明細賬借方余額多367.5元的現(xiàn)象。
對于類似的差錯,應(yīng)由會計人員通過回憶相關(guān)金額的記賬憑證進行查找。 2.尾數(shù)法 對于發(fā)生的角、分上的差錯,可以只查找小數(shù)部分,以提高查錯的效率。
例如,只差0. 06元,則只需看一下尾數(shù)有“0.06"的金額,看是否已將其登記入賬。 3.除2法 當(dāng)賬賬、賬證或賬實不符,且差數(shù)為偶數(shù)時,應(yīng)首先檢查記賬方向是否發(fā)生錯誤。
在記賬時,有時由于會計人員的疏忽,錯將借方金額登記到貸方或?qū)①J方金額登記到了借方,這必然會出現(xiàn)一方合計數(shù)增多,而另一方合計數(shù)減少的情況,其差額恰是記錯方向數(shù)字的l倍且差數(shù)是偶數(shù)。對于這種錯誤的檢查,可用差錯數(shù)除以2,得出的商數(shù)就是賬中記賬方向的反方向數(shù)字,然后再到賬目中去尋找差錯的數(shù)字就有了一定的目標(biāo)。
例如,會計憑證上記錄的是: 借:其他應(yīng)收款——總務(wù)科500 貸:庫存現(xiàn)金500 登記明細賬時,會計人員錯把其他應(yīng)收款登記入貸方,總賬與明細賬核對時,就會出現(xiàn)總賬借方余額大于明細賬借方余額1000 000元除以2,正好是貸方記錯的500元。 4.除9法 除9法是指用對賬差額除以9來查找差錯的一種方法,主要適用于以下兩種錯誤的查找。
(1)數(shù)字錯位 在查找錯誤時,如果差錯的數(shù)額較大,就應(yīng)該檢查一下是否存記賬時發(fā)生了數(shù)字錯位。在登記賬目時,會計人員有時會把位數(shù)看錯,把十位看成百位數(shù),把百位數(shù)看成下一位數(shù),即把小數(shù)看大了;也可能把百位數(shù)看成十位數(shù),把千位數(shù)看成百位數(shù),即把大數(shù)看小了。
這種情況下,差錯數(shù)額一般比較大,可以用除9法進行檢查。例如,將70元看成了700元并登記入,此時存對賬時就會出現(xiàn)余額差700 - 70=630(元),用630元除以9,商為70元,70元就是應(yīng)該記錄的正確的數(shù)額。
又如收入現(xiàn)金800元,誤記為80元,對賬結(jié)果會出現(xiàn)800 - 80=720(元差值,用720元除以9,商為80元,商數(shù)即為差錯數(shù)。 (2)相鄰數(shù)字顛倒錯誤的查找 在記賬時,有時易將相鄰的兩兩位或三位數(shù)的數(shù)字登記顛倒了,如將86記成了68,將315 記成了513,它們的差值分別是18和198,都可以被9整除,這樣知道錯誤問題之后,進一步判斷錯在哪一筆業(yè)務(wù)上就可以了。
如果用上述方法檢查均未發(fā)現(xiàn)錯誤,而對賬結(jié)果又確實不符,還可以采用順查、逆查、抽查等方法檢查是否有漏記和重記等現(xiàn)象。順查是指按賬務(wù)處理的順序,從憑證開始到賬簿記錄止從頭到尾進行普遍核對。
逆合法是指與賬務(wù)處理順序相反,從尾到頭的檢查方法。抽查法是指抽取賬簿記錄中某些局部進行檢查的方法。
應(yīng)用實務(wù) 如果發(fā)現(xiàn)賬簿記隸有錯誤,應(yīng)按規(guī)定的方法進行更正,不得涂改、挖補或用化學(xué)試劑消除字跡。錯賬的更正方法有以下三種。
1.劃線更正 劃線更正義稱紅線更正。如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯誤,而其所依據(jù)的記賬憑證沒有錯誤,即純屬記賬時文字或數(shù)字的筆誤,應(yīng)采用劃線更正的方法進行更正。
更正的方法如下。 (l)將錯誤的文字或數(shù)字劃一條紅色橫線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認,以備查找。
(2)在劃線的上方用藍字或黑字將正確的文字或數(shù)字填寫在同一行的上方位置,并由更正人員在更正處蓋章,以明確責(zé)任。 2.紅字更正 紅字更正又稱紅字沖銷。
在會計上,以紅字記錄表明對原記錄的沖減。紅字更正適用于以下兩種情況。
(1)根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目或記賬方向有錯誤,并且記賬憑證同賬簿記錄的金額相吻合,應(yīng)采用紅字更正。更正的方法如下。
①先用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證內(nèi)容完全相同的記賬憑證,并據(jù)以用紅字登記入賬,沖銷原有錯誤的賬簿記錄。 ②再用藍字或黑字填制一張正確的記賬憑證,并據(jù)以用藍字或黑字登記入賬。
【例】以現(xiàn)金支付銀行利息800元,在填制記賬憑證時,誤記入“銀行存款”科目,并據(jù)以登記入賬。其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄為: 借:應(yīng)付利息 貸:銀行存款 該項分錄應(yīng)貸記“庫存現(xiàn)金” 科目,在更正時,應(yīng)用紅字金額編制如下記賬憑證進行更正。
借:應(yīng)付利息800 貸:銀行存款800 錯誤的記賬憑證以紅字記賬更正后,表明已全部沖銷原有錯誤記錄,然后用藍字或黑字填制如下正確分錄,并據(jù)以登記入賬: 借:應(yīng)付利息 800 貸:庫存現(xiàn)金 800 (2)根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后,發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸的會計科目和記賬方向都沒有錯誤,記賬憑證和賬簿記錄的金額也吻合,只是所記金額大于應(yīng)記的正確金額,應(yīng)采用紅字更正。更正的方法是將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證所記載的借貸方向、應(yīng)借應(yīng)貸會計科日相同的記賬憑證,并據(jù)以登記入賬,以沖銷多記金額,求得正確金額。
【例】用銀行存款4 000元購買辦公用品,在填制記賬憑證時,誤記金額為40。
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