做一個(gè)線下活動(dòng)必須考慮的事情
有沒(méi)有一種方法可以讓活動(dòng)做得又省心又不費(fèi)力呢？
如同流水線操作一樣，其實(shí)活動(dòng)的七成以上是可以流程化的。
做活動(dòng)無(wú)外乎這么一句話：什么時(shí)候誰(shuí)在哪里做了一場(chǎng)什么活動(dòng)，怎么做的，效果怎么樣。跟傳播上的5W1H理論有點(diǎn)像，咱們這叫4W2H。整好這6個(gè)要素，活動(dòng)基本七成就出來(lái)了。
首先：什么時(shí)候。（WHEN）
時(shí)間可不是亂定的。在你的活動(dòng)日期前后最好沒(méi)啥大事發(fā)生。比如周六日大家不愿意還為了公事出來(lái)加班，如果是工作類的活動(dòng)，就放在周五吧，大家嗨皮完就可以早點(diǎn)回家過(guò)周末了。如果是生活類的活動(dòng)，也別搞在周日，玩得太瘋周一沒(méi)有精力上班，周五或周六是不錯(cuò)的選擇。
另外要注意節(jié)假日，涉及到邀請(qǐng)外企人員的，注意避開(kāi)國(guó)外節(jié)假日，老外放起假來(lái)很瘋的，避開(kāi)感恩節(jié)圣誕節(jié)啥的，這是必須的。一般來(lái)說(shuō)11月12月是節(jié)假日高峰期，而且年底各公司年會(huì)也是嗡嗡的超級(jí)多，盡量不要搞撞車，會(huì)有很多人放你鴿子，別怪我沒(méi)提醒你。
其次：誰(shuí)。(WHO)
這是被邀請(qǐng)參與者的篩選問(wèn)題。
人的因素是最不穩(wěn)定的，前期邀請(qǐng)的人可能跟最后能出場(chǎng)的人大相徑庭。即便如此，也沒(méi)必要一遍遍地確認(rèn)，前八次確認(rèn)來(lái)的，可能第九次就因?yàn)槌鰢?guó)度假或出差放你鴿子，確認(rèn)兩次就行，中期確認(rèn)和后期確認(rèn)，具體時(shí)間節(jié)奏自己把握好就行。
此外，被邀請(qǐng)人擅長(zhǎng)的話題最好與活動(dòng)主題契合，人聚過(guò)來(lái)了無(wú)法產(chǎn)生互動(dòng)和溝通，是一個(gè)活動(dòng)失敗的預(yù)兆。
然后還要明確：是否需要接送、是否需要翻譯、是否需要安排住宿、如何確認(rèn)身份（邀請(qǐng)函）等。
細(xì)節(jié)：邀請(qǐng)函要包含的信息——被邀客人的數(shù)量、級(jí)別；活動(dòng)名稱、主題描述、日期（開(kāi)始時(shí)間/結(jié)束時(shí)間/活動(dòng)日程安排）、地點(diǎn)、行車路線、停車提示、著裝要求、回復(fù)郵件地址、聯(lián)系人等。
人，除了被邀請(qǐng)的客人，還有媒體和工作人員。媒體有時(shí)也可以算作客人之列。工作人員里注意要有攝影/像師、速記人員、禮儀人員、接待處工作人員、表演人員等。
第三：在哪里。(WHERE)
活動(dòng)場(chǎng)地的選擇。
高大上的活動(dòng)選酒店、游艇、小島啥的，輕松的沙龍活動(dòng)選咖啡館茶館獨(dú)立書店，有點(diǎn)小資的選藝術(shù)區(qū)loft或畫廊，私密的就選酒窖或私人俱樂(lè)部、私人會(huì)所這種，沒(méi)錢的選學(xué)校……一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)組織方或請(qǐng)來(lái)的人凳次夠的話，可以跟場(chǎng)地談合作，給個(gè)LOGO起個(gè)藝名叫“獨(dú)家場(chǎng)地供應(yīng)方”之類比較顯凳次的，就可以小成本運(yùn)作了。
有個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題，場(chǎng)地涉及到交通和停車問(wèn)題。交通不方便和停車不方便的地方就不要選了。如果活動(dòng)中有演出，要注意附近安排化妝換衣間；如果有采訪，注意安排專訪間；如果有晚宴，注意晚宴地點(diǎn)不要離活動(dòng)地點(diǎn)太遠(yuǎn)。停車有限制的記得事先申請(qǐng)停車許可。
然后記得明確：場(chǎng)地使用時(shí)間段、允許的布景和清場(chǎng)時(shí)間、是否需要自行安排清掃人員、場(chǎng)地額定容納人數(shù)、視力范圍是否有阻擋、WIFI、舞臺(tái)、視聽(tīng)設(shè)備、燈光、附近衛(wèi)生間情況、是否有存衣處、消防和安全措施、用電負(fù)荷、是否有噪音限制等其他規(guī)定……甚至是否需要為參與者購(gòu)買保險(xiǎn)啥的，我不是夸張哈，有在游艇上舉辦活動(dòng)的還是要注意點(diǎn)。
第四：做了什么活動(dòng)。（WHAT）
為啥辦這場(chǎng)活動(dòng)，說(shuō)的是活動(dòng)主題。
一個(gè)活動(dòng)沒(méi)主題就像軀殼沒(méi)靈魂，哦，聚一幫人湊湊熱鬧就散了，沒(méi)勁對(duì)吧？活動(dòng)組織方苦哈哈累死累活搞場(chǎng)活動(dòng)，得有目的性對(duì)吧~
主題就看組織方的需求了，也分提高品牌影響力啊、媒體聯(lián)誼啊、新聞發(fā)布啊、案例分享啊、理念解讀、頒獎(jiǎng)答謝、慈善籌款啊blabla~~要是純?yōu)榱送?，還有什么睡衣趴、圣誕趴之分呢~主題是線，可以串起活動(dòng)所有七零八碎的東西。
第五：怎么做的。（HOW）
這是活動(dòng)形式的問(wèn)題。
目前已有的活動(dòng)形式包括但不限于：發(fā)布會(huì)、演講、論壇、沙龍、午宴晚宴、演出、圓桌會(huì)等等。這個(gè)不展開(kāi)說(shuō)。
第六：效果怎么樣（HOW）
這是活動(dòng)的傳播三段論：
前期預(yù)熱（注重懸念吸引眼球，一般通過(guò)微博、微信這樣的社交媒體引爆，通過(guò)KOL發(fā)聲引發(fā)關(guān)注，注重傳播引爆）；
中期曝光（注重活動(dòng)亮點(diǎn)挖掘，引發(fā)參與者自行傳播，這階段最好用社交媒體和網(wǎng)絡(luò)媒體，鋪大聲量，注重傳播廣度）；
以及后期傳播（注重二次傳播和傳統(tǒng)媒體沉淀，注重傳播深度）。
最后，還有一個(gè)最最重要的問(wèn)題，首要的問(wèn)題，剛開(kāi)始就該提到的問(wèn)題——你猜到了嗎？
預(yù)算。
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